Registo de assiduidade na creche: como organizá-lo bem

Para gerir bem o registo de assiduidade numa creche precisa de três coisas: que cada pessoa conheça o seu horário antes de começar, um local prático para registar o ponto que não obrigue ninguém a sair da sala, e uma regra simples para os esquecimentos. Com isto, o registo deixa de ser uma lista de lacunas que alguém preenche no fim do mês e passa a refletir a forma como a sua creche funciona realmente.

Porque é mais difícil numa creche do que num escritório

Poucos locais têm horários tão variados como uma creche. Uma educadora abre às 7h30 para o acolhimento da manhã e outra entra às 9h00. A auxiliar de ação educativa faz horário repartido e a cozinheira chega antes de toda a gente. Além disso:

Há pessoas que não usam computador nem tablet no seu trabalho, como as da cozinha ou da limpeza.
As substituições e as trocas de turno são frequentes, sobretudo nas épocas de constipações.
Em algumas tardes há reuniões com as famílias, atendimentos individuais ou reuniões de equipa pedagógica fora do horário habitual.
As visitas de estudo e as festas alteram o dia de toda a equipa.

Se o sistema de registo de ponto não tiver tudo isto em conta, as pessoas esquecem-se, registam tarde ou deixam de registar. E o registo perde o seu valor.

Antes de registar o ponto: defina o horário de cada pessoa

O erro mais comum é começar a registar o ponto sem ter os horários escritos. Sem um horário de referência, não sabe se uma saída às 15h40 é normal ou uma irregularidade.

Escreva o horário semanal de cada pessoa, com os dois turnos se tiver horário repartido.
Assinale quem abre e quem fecha em cada dia. É o que mais muda e o que mais dúvidas levanta.
Deixe claro como se regista a pausa: se se regista a saída e o regresso ou se se anota à parte.
Registe desde o início as férias, as baixas e as dispensas. Assim não parecerão ausências por justificar quando rever o mês.

Partilhe os horários com toda a equipa. Quando cada pessoa sabe o que se espera dela, registar o ponto é apenas confirmar o que já estava previsto.

Onde se regista o ponto: que ninguém tenha de sair da sala

Com crianças dos 0 aos 3 anos, ninguém pode deixar a sala sozinha para ir a um gabinete registar o ponto. Pense no ponto de registo em função do percurso real da equipa:

Um tablet fixo à entrada ou na sala do pessoal funciona bem. Regista-se ao chegar, antes de entrar na sala, e ao sair.
Quem tem telemóvel ou tablet de trabalho pode registar a partir daí, desde que o faça ao chegar e não a meio da manhã.
O pessoal da cozinha e da limpeza precisa de uma forma de registar tão simples como a dos restantes. Se para eles for complicado, o registo estará sempre incompleto.

Evite as soluções que obrigam a terminar a sessão de uma colega para registar com a sua. É precisamente isso que leva as pessoas a deixar para depois.

Esquecimentos e correções: uma regra simples

Os esquecimentos vão acontecer, sobretudo nas primeiras semanas. O importante é que se resolvam depressa e sempre da mesma forma:

Quem se esquece corrige no próprio dia ou no seguinte, não no fim do mês.
Se a hora corrigida se afastar do horário, explica-o numa frase à direção: uma reunião com uma família, uma substituição, uma consulta médica.
A direção revê as correções uma vez por semana, em cinco minutos, em vez de as acumular.

Não transforme o registo de ponto num instrumento de desconfiança. A equipa de uma creche fica muitas vezes para além do horário. Um registo bem feito serve também para ver essas horas e compensá-las.

Como rever o registo todos os meses

Reserve um momento no fim de cada mês para analisar o registo com calma:

Descarregue-o e compare-o com os horários previstos.
Procure os dias sem registo e confirme se eram férias, baixas ou um esquecimento por corrigir.
Reveja as horas fora do horário, como reuniões com famílias, dias abertos ou a preparação de festas. Decida como são compensadas.
Guarde o ficheiro do mês numa pasta organizada por ano letivo, para o encontrar quando precisar.

Se uma pessoa se esquece com frequência de registar o ponto, nem sempre é descuido. Por vezes o ponto de registo está mal colocado ou o seu turno começa precisamente com a chegada das crianças. Ajuste o sistema antes de insistir.

Como o My Nursery Manager resolve isto

No My Nursery Manager, cada membro da equipa com acesso regista o ponto na web ou no telemóvel com «Registar agora». Se se esqueceu, «Introduzir horas» permite preencher o dia à mão, e um registo pode ser corrigido mais tarde. Cada dia admite até duas entradas e duas saídas, para os horários repartidos.

Quem não tem conta nem dispositivo próprio, como o pessoal da cozinha ou da limpeza, regista com um PIN pessoal. Pode fazê-lo num terminal de registo de ponto do centro, que funciona em qualquer tablet, telemóvel ou computador com navegador. Também pode registar no dispositivo de uma colega, sem que ela termine a sessão.

Na secção Equipa define o horário semanal de cada pessoa, com até dois turnos por dia, e regista as férias, baixas e outras ausências. A direção vê em «Assiduidade» os registos de todos, filtra por datas e clica em «Transferir Excel». Tem tudo passo a passo nos guias de assiduidade e de registar sem conta.

Perguntas frequentes

Toda a equipa tem de registar o ponto, incluindo cozinha e limpeza?

É aconselhável. Se só as educadoras registarem, o registo não reflete quem está no centro e a revisão mensal complica-se. O importante é que registar o ponto seja igualmente fácil para quem não trabalha com ecrãs.

O que fazer nos dias de visita de estudo?

Regista-se ao chegar ao centro e ao regressar, como em qualquer outro dia. Se a saída começar ou terminar fora da creche, cada pessoa corrige a sua hora nesse mesmo dia e informa a direção.

É preciso comprar um aparelho de registo de ponto?

Não necessariamente. Normalmente basta um tablet ou um telemóvel que já tenha na creche, colocado à entrada. O que importa é que esteja sempre no mesmo sítio e com bateria.

A pausa também se regista?

Depende da forma como organiza o dia de trabalho. O importante é decidir uma vez e aplicar a mesma regra a toda a equipa, para poder comparar o registo de um mês com o do seguinte.

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