Zeiterfassung in der Kita: So organisieren Sie sie richtig

Für eine gut funktionierende Zeiterfassung in der Kita brauchen Sie drei Dinge. Jede Person kennt ihren Dienstplan, bevor sie anfängt. Es gibt einen bequemen Ort zum Stempeln, für den niemand die Gruppe verlassen muss. Und es gibt eine einfache Regel für vergessene Stempelungen. Dann ist das Register keine lückenhafte Liste mehr, die jemand am Monatsende auffüllt. Es zeigt, wie Ihre Kita tatsächlich arbeitet.

Warum es in einer Kita schwieriger ist als im Büro

Kaum irgendwo sind die Arbeitszeiten so unterschiedlich wie in einer Kita. Eine Erzieherin öffnet um 7:30 Uhr für den Frühdienst, eine andere beginnt um 9:00 Uhr. Die Hilfskraft arbeitet im geteilten Dienst, und die Köchin kommt als Erste. Dazu kommt:

Manche Mitarbeitende nutzen bei ihrer Arbeit weder Computer noch Tablet, etwa in der Küche oder bei der Reinigung.
Vertretungen und Schichtwechsel sind häufig, vor allem in der Erkältungszeit.
An manchen Nachmittagen gibt es außerhalb der üblichen Zeiten Elterngespräche, Entwicklungsgespräche oder Teamsitzungen.
Ausflüge und Feste bringen den Tagesablauf des ganzen Teams durcheinander.

Wenn das Stempelsystem all das nicht berücksichtigt, wird vergessen, zu spät oder gar nicht mehr gestempelt. Dann verliert das Register seinen Wert.

Vor dem Stempeln: Legen Sie den Dienstplan jeder Person fest

Der häufigste Fehler ist, mit dem Stempeln zu beginnen, ohne dass die Dienstpläne schriftlich vorliegen. Ohne einen Plan als Bezugspunkt wissen Sie nicht, ob ein Feierabend um 15:40 Uhr normal ist oder eine Abweichung.

Halten Sie den Wochendienstplan jeder Person fest, bei geteiltem Dienst mit beiden Schichten.
Markieren Sie, wer an welchem Tag öffnet und wer schließt. Das ändert sich am häufigsten und sorgt für die meisten Fragen.
Legen Sie klar fest, wie die Pause erfasst wird: ob Beginn und Ende gestempelt werden oder ob sie separat eingetragen wird.
Tragen Sie Urlaub, Krankheit und Freistellungen von Anfang an ein. So erscheinen sie bei der Monatsprüfung nicht als unerklärte Abwesenheiten.

Teilen Sie die Dienstpläne mit dem ganzen Team. Wenn jede Person weiß, was von ihr erwartet wird, bestätigt das Stempeln nur noch, was ohnehin geplant ist.

Wo gestempelt wird: Niemand soll die Gruppe verlassen müssen

Bei Kindern von 0 bis 3 Jahren kann niemand die Gruppe allein lassen, um im Büro zu stempeln. Planen Sie den Stempelort nach den tatsächlichen Wegen Ihres Teams:

Ein fest installiertes Tablet am Eingang oder im Personalraum bewährt sich. Gestempelt wird beim Ankommen, bevor man in die Gruppe geht, und beim Gehen.
Wer ein dienstliches Smartphone oder Tablet hat, kann darüber stempeln, solange es beim Ankommen geschieht und nicht mitten am Vormittag.
Küchen- und Reinigungspersonal braucht eine ebenso einfache Möglichkeit zum Stempeln wie alle anderen. Ist es für sie kompliziert, bleibt das Register immer unvollständig.

Vermeiden Sie Lösungen, bei denen Sie eine Kollegin abmelden müssen, um sich selbst anzumelden und zu stempeln. Genau das führt dazu, dass es auf später verschoben wird.

Vergessene Stempelungen und Korrekturen: eine einfache Regel

Vergessen wird es immer wieder, vor allem in den ersten Wochen. Wichtig ist, dass es schnell und immer auf dieselbe Weise geklärt wird:

Wer es vergessen hat, korrigiert es am selben oder am nächsten Tag, nicht erst am Monatsende.
Weicht die korrigierte Uhrzeit vom Dienstplan ab, erklärt die Person das der Leitung in einem Satz: ein Elterngespräch, eine Vertretung, ein Arzttermin.
Die Leitung prüft die Korrekturen einmal pro Woche in fünf Minuten, statt sie zu sammeln.

Machen Sie die Zeiterfassung nicht zu einem Kontrollinstrument aus Misstrauen. Das Team einer Kita bleibt häufig länger. Ein gut geführtes Register macht auch diese Stunden sichtbar, damit sie ausgeglichen werden können.

So prüfen Sie das Register jeden Monat

Nehmen Sie sich am Ende jedes Monats etwas Zeit, um das Register in Ruhe durchzusehen:

Laden Sie es herunter und vergleichen Sie es mit den geplanten Dienstzeiten.
Suchen Sie die Tage ohne Stempelung und prüfen Sie, ob es Urlaub, Krankheit oder eine nicht korrigierte vergessene Stempelung war.
Sehen Sie sich die Stunden außerhalb des Dienstplans an, etwa Elternabende, Tage der offenen Tür oder die Vorbereitung von Festen. Entscheiden Sie, wie sie ausgeglichen werden.
Speichern Sie die Datei des Monats in einem Ordner, der nach Kitajahren sortiert ist, damit Sie sie bei Bedarf wiederfinden.

Wenn eine Person häufig vergisst zu stempeln, ist das nicht immer Nachlässigkeit. Manchmal ist der Stempelort ungünstig gewählt, oder ihre Schicht beginnt genau dann, wenn die Kinder ankommen. Passen Sie das System an, bevor Sie nachhaken.

So löst es My Nursery Manager

In My Nursery Manager stempelt jedes Teammitglied mit Zugang im Web oder auf dem Smartphone mit „Jetzt stempeln“. Wer es vergessen hat, trägt den Tag mit „Zeiten eingeben“ von Hand ein und kann einen Eintrag auch später noch korrigieren. Pro Tag sind bis zu zwei Beginn- und zwei Endzeiten möglich, für geteilte Dienste.

Wer kein Konto und kein eigenes Gerät hat, etwa das Küchen- oder Reinigungspersonal, stempelt mit einer persönlichen PIN. Das geht an einem Stempelterminal der Einrichtung, das auf jedem Tablet, Smartphone oder Computer mit Browser funktioniert. Oder auf dem Gerät einer Kollegin, ohne dass sie sich abmelden muss.

Im Bereich Team legen Sie den Wochendienstplan jeder Person fest, mit bis zu zwei Schichten pro Tag, und erfassen Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten. Die Leitung sieht unter „Zeiterfassung“ die Einträge aller, filtert nach Datum und klickt auf „Excel herunterladen“. Schritt für Schritt finden Sie alles in den Anleitungen zur Zeiterfassung und zum Stempeln ohne Konto.

Häufige Fragen

Muss das ganze Team stempeln, auch Küche und Reinigung?

Es ist empfehlenswert. Stempeln nur die Erzieherinnen und Erzieher, zeigt das Register nicht, wer in der Einrichtung ist, und die Monatsprüfung wird schwieriger. Wichtig ist, dass das Stempeln für alle, die nicht mit Bildschirmen arbeiten, genauso einfach ist.

Was mache ich an Ausflugstagen?

Gestempelt wird beim Ankommen in der Kita und bei der Rückkehr, wie an jedem anderen Tag. Beginnt oder endet der Ausflug außerhalb der Kita, korrigiert jede Person ihre Uhrzeit am selben Tag und spricht kurz mit der Leitung darüber.

Muss ich ein Stempelgerät kaufen?

Nicht unbedingt. Meist reicht ein Tablet oder Smartphone, das Sie bereits in der Kita haben, am Eingang aufgestellt. Wichtig ist, dass es immer am selben Ort steht und geladen ist.

Wird die Pause gestempelt?

Das hängt davon ab, wie Sie den Arbeitstag organisieren. Wichtig ist, es einmal festzulegen und für das ganze Team gleich anzuwenden, damit Sie das Register eines Monats mit dem des nächsten vergleichen können.