Digitalizar uma creche: como fazer, passo a passo

Digitalizar uma creche não é comprar um programa: é passar, por ordem, as tarefas que hoje faz em papel, em folhas de cálculo e no telemóvel pessoal de cada educadora para um único sítio. O que melhor funciona é começar pelo que mais tempo lhe ocupa todos os dias, que quase sempre é a agenda das crianças e a comunicação com as famílias, testá-lo com uma só turma e alargar quando a equipa estiver à vontade. Neste guia encontra uma ordem prática, um calendário orientativo e os erros mais habituais.

O que se pode digitalizar numa creche

Antes de escolher seja o que for, convém ter à vista tudo o que pode mudar. Numa creche costuma ser isto:

O dia a dia da sala: o relatório diário de cada criança (refeições, sesta, fraldas, observações) e as fotografias e vídeos das atividades.
A comunicação com as famílias: mensagens com cada família, avisos para uma turma inteira, circulares e o calendário de festas e passeios.
O refeitório: a ementa do mês e as ementas especiais para crianças com alergias ou dietas diferentes.
As fichas das crianças: contactos, alergias, autorizações, pessoas que as podem ir buscar e documentos assinados.
A equipa: horários, férias e o registo de entradas e saídas.
A parte administrativa: matrículas, listagens para a contabilidade e mensalidades.

Não é preciso passar tudo ao mesmo tempo nem com a mesma ferramenta. O importante é que cada tarefa fique num só sítio e que ninguém tenha de registar a mesma coisa duas vezes.

Por onde começar: uma ordem que funciona

Faça um inventário. Durante uma semana, anote que papéis, folhas de cálculo e grupos de mensagens usam, quem os preenche e quanto tempo leva cada tarefa.
Comece pelo que mais pesa. Em quase todas as creches é a agenda diária: escreve-se à mão todos os dias para cada criança e perde-se, molha-se ou volta para casa sem ser lida.
Continue com a comunicação com as famílias. Tirar os avisos e as fotografias dos grupos de mensagens protege a privacidade das crianças e os números pessoais da equipa.
Depois, o que se publica de vez em quando: a ementa, o calendário e as circulares.
Por fim, o que é interno: fichas completas, horários da equipa e listagens para a contabilidade.

Se ainda não tem ferramenta, no guia Agenda digital para creche: como escolher a mais adequada encontra os critérios para a escolher e uma forma simples de a testar.

Como envolver a equipa

A mudança é feita pelas educadoras, não pela direção. Algumas decisões facilitam-na muito:

Uma pessoa de referência. Alguém da equipa que experimente primeiro e esclareça as dúvidas das colegas. Não tem de ser a diretora.
Formação na sala, não numa reunião. Quinze minutos com o tablet à frente e o relatório real desse dia ensinam mais do que uma apresentação.
Um momento fixo para preencher. No fim de cada rotina ou durante a sesta, em vez de tudo de uma vez ao fim do dia com as famílias à porta.
Regras comuns. O que se escreve nas observações, que fotografias se partilham e em que horário se responde às famílias.
Ouvir quem tem mais dificuldades. Se a educadora menos à vontade com a tecnologia se desenrascar sozinha, as restantes também.

Como explicar às famílias

As famílias costumam aceitar bem a mudança se a compreenderem. Algumas ideias:

Avise com data. Explique na reunião de início do ano letivo ou com uma nota: a partir de que dia o relatório chega em formato digital e o que têm de fazer.
Uma folha com os passos para entrar. Curta, com capturas de ecrã, entregue em mão. Resolve a maioria das dúvidas antes de surgirem.
Explique o que ganham. O relatório chega-lhes mesmo quando não são elas a ir buscar a criança, veem as fotografias do seu filho e não as de toda a turma, e podem escrever à educadora sem esperar à porta.
Um período de transição. Mantenha o papel durante algumas semanas para quem precisar e defina uma data final.
Um só canal. Se alguém continuar a escrever para o telemóvel pessoal de uma educadora, responda lembrando o novo canal.

Um calendário orientativo para o ano letivo

Antes de setembro: inventário, escolha da ferramenta e registo de turmas, crianças e famílias. Se chegar ao primeiro dia com tudo carregado, o arranque é muito mais tranquilo.
Setembro e outubro: o período de adaptação é intenso, por isso comece só com o relatório diário e as mensagens, que é o que as famílias mais agradecem nessas semanas.
Resto do primeiro período: acrescente a ementa, o calendário e as circulares.
Janeiro: reveja quanto tempo cada educadora demora no relatório, que dúvidas as famílias repetem e o que continua em papel. É um bom momento para passar o que é interno.

Também se pode começar a meio do ano: com uma turma piloto, duas ou três semanas chegam para perceber se funciona.

Erros habituais ao digitalizar uma creche

Mudar tudo ao mesmo tempo. A equipa fica sobrecarregada e volta ao papel assim que surge um dia complicado.
Manter dois sistemas para sempre. Papel e digital em paralelo duplicam o trabalho; a transição precisa de uma data de fim.
Usar os telemóveis pessoais da equipa. Melhor usar tablets da creche ou o computador da sala.
Escolher sem que ninguém da sala experimente. Quem o vai usar todos os dias deve dar a sua opinião antes da decisão.
Esquecer as autorizações de imagem. Antes de partilhar a primeira fotografia, confirme que famílias deram autorização.
Não fechar os antigos grupos de mensagens. Se continuarem abertos, a informação acaba em dois sítios.

Como o My Nursery Manager resolve isto

O My Nursery Manager é uma agenda digital e um programa de gestão para creches de crianças dos 0 aos 3 anos. A creche trabalha no navegador, em qualquer computador, tablet ou telemóvel, sem instalar nada, e as famílias usam a aplicação gratuita Nursery Parents para iPhone e Android. Na primeira entrada, um guia de primeiros passos acompanha-o pelas tarefas para pôr a creche a funcionar, desde a criação da primeira turma até ao primeiro relatório diário. O relatório inclui refeições, sesta, fraldas e um comentário, e o que escrever na linha «Todos os alunos» é copiado para toda a turma. As mensagens aceitam ficheiros e notas de voz, e com «Mensagem em massa» escreve para uma turma inteira. Nos álbuns de fotografias e vídeos só podem ser incluídas crianças com a autorização de fotografias assinalada. A equipa regista o ponto a partir da web ou do telemóvel, e quem não tem conta fá-lo com um PIN num tablet da creche. Cada pessoa escolhe o seu idioma entre oito. Pode consultar os preços ou iniciar o período experimental gratuito de 30 dias, sem cartão, a partir do registo.

Perguntas frequentes

Quanto tempo demora a digitalizar uma creche?

Com uma turma piloto, duas ou três semanas chegam para o relatório diário funcionar com normalidade. Passar a creche inteira, incluindo a parte interna, costuma levar um período letivo se for feito por fases.

O que faço com os dados que já tenho em papel ou em folhas de cálculo?

Comece pelo que usa todos os dias: turmas, crianças e famílias com o respetivo e-mail. O histórico dos anos anteriores pode ficar arquivado como está; não é preciso passar tudo para começar.

E se alguma família não tiver um telemóvel recente?

Confirme que a ferramenta permite entrar também a partir do navegador de um computador. Entretanto, pode manter para essa família um resumo em papel durante a transição.

Digitalizar significa que as educadoras passam mais tempo em frente a um ecrã?

Não, se for bem feito. Preencher o relatório de toda a turma de uma vez e ajustar só o que muda leva menos tempo do que escrever uma agenda à mão para cada criança, e esse tempo volta para a sala.

Guias relacionados

← Todos os guias