Stempeln ohne Konto: Stempelterminal und PIN
Für alle ohne Konto oder eigenes Gerät: Küche, Reinigung oder eine Erzieherin ohne Tablet.
Damit die Zeiterfassung vollständig ist, muss das ganze Team stempeln können, nicht nur diejenigen, die die App nutzen. Aber nicht alle haben ein Tablet oder ein Konto: Küchen- oder Reinigungspersonal, oder es gibt eine Erzieherin mehr als Tablets. Und eine Kollegin abzumelden, um zu stempeln, und sich danach wieder mit ihrem Konto anzumelden, ist umständlich.
Deshalb kann jedes Teammitglied eine persönliche Stempel-PIN mit 4 bis 6 Ziffern haben. Damit stempelt es ohne Benutzerkonto, auf zwei Arten: an einem Stempelterminal der Einrichtung oder auf dem Gerät von Kollegen, ohne sie abzumelden.
Schritt für Schritt
- Geben Sie jeder Person ihre PIN: Bearbeiten Sie unter „Team“ ihren Eintrag und füllen Sie „Stempel-PIN“ aus. Wer ein Konto hat, kann sie auch selbst unter „Zeiterfassung“ → „Meine PIN festlegen“ wählen.
- Um das Terminal anzulegen, öffnen Sie „Zeiterfassung“ und klicken auf „Terminals“. Geben Sie einen Namen ein (zum Beispiel „Tablet am Eingang“) und klicken Sie auf „Erstellen“.
- Öffnen Sie den Link auf dem Tablet oder Smartphone, das als Terminal dienen soll: Kopieren Sie ihn oder scannen Sie den QR-Code mit dessen Kamera. Lassen Sie ihn am Eingang geöffnet (noch besser: zum Startbildschirm hinzufügen).
- Beim Kommen und Gehen tippt jede Person auf ihren Namen, gibt ihre PIN ein und drückt die grüne Taste ✓. Der Bildschirm bestätigt Beginn oder Ende mit der Uhrzeit.
- Es geht auch ohne Terminal: Auf dem Gerät einer Kollegin öffnet „Zeiterfassung“ → „Kollege mit PIN“ dasselbe PIN-Feld (auf den Namen tippen, PIN eingeben und ✓ drücken). Die Kollegin bleibt angemeldet, und wer stempelt, sieht sonst nichts.
Gut zu wissen
- Jedes Tablet, Smartphone oder jeder Computer mit Browser eignet sich, auch ein älteres Gerät. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten.
- Die PIN ist persönlich und für niemanden sichtbar, auch nicht für die Leitung. Wer sie vergisst, bekommt eine neue.
- Nach 5 falschen PINs ist die Person 15 Minuten lang gesperrt.
- Der Terminal-Link funktioniert wie ein Schlüssel: Geht das Tablet verloren, klicken Sie unter „Terminals“ auf „Deaktivieren“, und er funktioniert sofort nicht mehr.
- Am Terminal erscheinen nur aktive Teammitglieder mit PIN.
- Mit PIN gestempelte Einträge erscheinen wie alle anderen im Bericht unter „Zeiterfassung“ und in der Excel-Datei.
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