Kita digitalisieren: So gehen Sie Schritt für Schritt vor

Eine Kita zu digitalisieren heißt nicht, ein Programm zu kaufen: Es bedeutet, die Aufgaben, die Sie heute auf Papier, in Tabellen und auf dem privaten Handy jeder Fachkraft erledigen, Schritt für Schritt an einem einzigen Ort zusammenzuführen. Am besten funktioniert es, mit dem zu beginnen, was Sie jeden Tag am meisten Zeit kostet – fast immer das Tagebuch der Kinder und die Kommunikation mit den Familien –, es mit einer einzigen Gruppe zu testen und auszuweiten, sobald sich das Team sicher fühlt. In diesem Ratgeber finden Sie eine praktische Reihenfolge, einen groben Zeitplan und die häufigsten Fehler.

Was sich in einer Kita digitalisieren lässt

Bevor Sie etwas auswählen, sollten Sie alles vor Augen haben, was sich ändern könnte. In einer Kita ist das meist Folgendes:

Der Gruppenalltag: der Tagesbericht jedes Kindes (Mahlzeiten, Schlaf, Wickeln, Beobachtungen) sowie Fotos und Videos der Aktivitäten.
Die Kommunikation mit den Familien: Nachrichten mit jeder Familie, Mitteilungen an eine ganze Gruppe, Elternbriefe und der Kalender mit Festen und Ausflügen.
Die Verpflegung: der Speiseplan des Monats und besondere Speisepläne für Kinder mit Allergien oder anderer Ernährung.
Die Akten der Kinder: Kontaktdaten, Allergien, Einwilligungen, abholberechtigte Personen und unterschriebene Dokumente.
Das Team: Dienstpläne, Urlaub und die Erfassung von Arbeitsbeginn und -ende.
Die Verwaltung: Anmeldungen, Listen für die Buchhaltung und Elternbeiträge.

Es muss nicht alles auf einmal und nicht alles mit demselben Werkzeug umgestellt werden. Wichtig ist, dass jede Aufgabe an einem einzigen Ort liegt und niemand dasselbe zweimal notieren muss.

Womit Sie anfangen: eine Reihenfolge, die funktioniert

Machen Sie eine Bestandsaufnahme. Notieren Sie eine Woche lang, welche Papiere, Tabellen und Messenger-Gruppen Sie nutzen, wer sie ausfüllt und wie lange jede Aufgabe dauert.
Beginnen Sie mit dem, was am schwersten wiegt. In fast jeder Kita ist das das tägliche Tagebuch: Es wird jeden Tag für jedes Kind von Hand geschrieben, geht verloren, wird nass oder kommt ungelesen nach Hause.
Machen Sie mit der Kommunikation mit den Familien weiter. Wenn Mitteilungen und Fotos nicht mehr über Messenger-Gruppen laufen, schützt das die Privatsphäre der Kinder und die privaten Telefonnummern des Teams.
Danach das, was gelegentlich veröffentlicht wird: Speiseplan, Kalender und Elternbriefe.
Zum Schluss das Interne: vollständige Akten, Dienstpläne und Listen für die Buchhaltung.

Wenn Sie noch kein Werkzeug haben, finden Sie im Ratgeber Digitales Kita-Tagebuch: So wählen Sie das richtige die Kriterien für die Auswahl und eine einfache Möglichkeit, es zu testen.

Wie Sie das Team mitnehmen

Die Umstellung machen die Fachkräfte, nicht die Leitung. Ein paar Entscheidungen erleichtern sie sehr:

Eine Ansprechperson. Jemand aus dem Team, der es zuerst ausprobiert und die Fragen der Kolleginnen beantwortet. Das muss nicht die Leitung sein.
Schulung in der Gruppe, nicht in einer Sitzung. Fünfzehn Minuten mit dem Tablet in der Hand und dem echten Bericht des Tages bringen mehr als eine Präsentation.
Ein fester Zeitpunkt zum Ausfüllen. Nach jeder Routine oder während der Schlafenszeit ist besser als alles auf einmal am Ende des Tages, wenn die Eltern schon an der Tür stehen.
Gemeinsame Regeln. Was in die Beobachtungen kommt, welche Fotos geteilt werden und zu welchen Zeiten den Familien geantwortet wird.
Auf die hören, denen es am schwersten fällt. Wenn die Fachkraft, die am wenigsten mit Technik vertraut ist, allein zurechtkommt, schaffen es alle anderen auch.

Wie Sie es den Familien erklären

Familien nehmen die Umstellung meist gut auf, wenn sie sie verstehen. Ein paar Ideen:

Kündigen Sie es mit Datum an. Erklären Sie es beim Elternabend zu Beginn des Kita-Jahres oder mit einem Brief: ab welchem Tag der Bericht digital kommt und was die Familien tun müssen.
Ein Blatt mit den Schritten zur Anmeldung. Kurz, mit Screenshots, persönlich übergeben. Es klärt die meisten Fragen, bevor sie entstehen.
Erklären Sie, was sie davon haben. Der Bericht erreicht sie auch dann, wenn sie das Kind nicht selbst abholen, sie sehen die Fotos ihres eigenen Kindes statt der ganzen Gruppe, und sie können der Fachkraft schreiben, ohne an der Tür zu warten.
Eine Übergangszeit. Behalten Sie das Papier einige Wochen für alle bei, die es brauchen, und legen Sie ein Enddatum fest.
Nur ein Kanal. Wenn jemand weiterhin auf das private Handy einer Fachkraft schreibt, antworten Sie mit einem Hinweis auf den neuen Kanal.

Ein grober Zeitplan für das Kita-Jahr

Vor September: Bestandsaufnahme, Auswahl des Werkzeugs und Anlage von Gruppen, Kindern und Familien. Wenn am ersten Tag schon alles eingerichtet ist, verläuft der Start viel ruhiger.
September und Oktober: Die Eingewöhnung ist intensiv; beginnen Sie deshalb nur mit dem Tagesbericht und den Nachrichten – das schätzen die Familien in diesen Wochen am meisten.
Rest des ersten Quartals: Nehmen Sie Speiseplan, Kalender und Elternbriefe hinzu.
Januar: Prüfen Sie, wie lange jede Fachkraft für den Bericht braucht, welche Fragen die Familien immer wieder stellen und was noch auf Papier läuft. Ein guter Zeitpunkt, um das Interne umzustellen.

Sie können auch mitten im Jahr beginnen: Mit einer Pilotgruppe reichen zwei bis drei Wochen, um zu sehen, ob es funktioniert.

Häufige Fehler bei der Digitalisierung einer Kita

Alles auf einmal umstellen. Das Team ist überfordert und kehrt beim ersten schwierigen Tag zum Papier zurück.
Zwei Systeme dauerhaft beibehalten. Papier und digital parallel verdoppeln die Arbeit; die Übergangszeit braucht ein Enddatum.
Die privaten Handys des Teams nutzen. Besser sind Tablets der Kita oder der Computer der Gruppe.
Auswählen, ohne dass jemand aus der Gruppe es getestet hat. Wer es täglich nutzen wird, sollte vor der Entscheidung seine Meinung sagen.
Die Foto-Einwilligungen vergessen. Prüfen Sie vor dem ersten geteilten Foto, welche Familien ihre Zustimmung gegeben haben.
Die alten Messenger-Gruppen nicht schließen. Bleiben sie offen, landen die Informationen an zwei Orten.

So löst es My Nursery Manager

My Nursery Manager ist ein digitales Kita-Tagebuch und eine Verwaltungssoftware für Kitas mit Kindern von 0 bis 3 Jahren. Die Kita arbeitet im Browser auf jedem Computer, Tablet oder Smartphone, ohne etwas zu installieren, und die Familien nutzen die kostenlose App Nursery Parents für iPhone und Android. Bei der ersten Anmeldung führt Sie eine Einstiegshilfe durch die Aufgaben, um die Kita startklar zu machen, von der ersten Gruppe bis zum ersten Tagesbericht. Der Bericht umfasst Mahlzeiten, Schlaf, Wickeln und einen Kommentar, und was Sie in die Zeile „Alle Kinder“ schreiben, wird für die ganze Gruppe übernommen. Nachrichten können Dateien und Sprachnachrichten enthalten, und mit „Rundnachricht“ schreiben Sie einer ganzen Gruppe. In Foto- und Videoalben können nur Kinder aufgenommen werden, bei denen die Foto-Einwilligung angekreuzt ist. Das Team stempelt über das Web oder das Smartphone, und wer kein Konto hat, nutzt dafür eine PIN auf einem Tablet der Kita. Jede Person wählt ihre Sprache aus acht aus. Sie können sich die Preise ansehen oder über die Registrierung die kostenlose 30-Tage-Testphase starten, ohne Kreditkarte.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es, eine Kita zu digitalisieren?

Mit einer Pilotgruppe reichen zwei bis drei Wochen, bis der Tagesbericht im Alltag funktioniert. Die ganze Kita einschließlich des Internen umzustellen, dauert meist ein Quartal, wenn man schrittweise vorgeht.

Was mache ich mit den Daten, die ich schon auf Papier oder in Tabellen habe?

Beginnen Sie mit dem, was Sie täglich brauchen: Gruppen, Kinder und Familien mit ihrer E-Mail-Adresse. Die Unterlagen früherer Jahre können so archiviert bleiben, wie sie sind; Sie müssen nicht alles übertragen, um zu starten.

Und wenn eine Familie kein modernes Smartphone hat?

Prüfen Sie, ob man sich mit dem Werkzeug auch über den Browser eines Computers anmelden kann. In der Zwischenzeit können Sie dieser Familie während der Übergangszeit eine Zusammenfassung auf Papier geben.

Bedeutet Digitalisierung, dass die Fachkräfte mehr Zeit am Bildschirm verbringen?

Nicht, wenn es richtig gemacht wird. Den Bericht für die ganze Gruppe auf einmal auszufüllen und nur anzupassen, was sich unterscheidet, geht schneller, als für jedes Kind ein Tagebuch von Hand zu schreiben – und diese Zeit kommt den Kindern zugute.