Kommunikation mit Familien in der Kita: Kanäle und Regeln

Damit die Kommunikation mit den Familien in einer Kita funktioniert, braucht es mehr als eine App. Sie müssen festlegen, was über welchen Kanal läuft, wer antwortet, zu welchen Zeiten und in welchem Ton. Und das sollten Sie den Familien vom ersten Tag an erklären. Stehen diese Regeln fest, muss das Werkzeug Ihnen die Umsetzung nur noch leicht machen.

Warum es sich lohnt, die Kommunikation zu ordnen

In vielen Kitas wächst die Kommunikation ohne Plan. Zuerst gibt eine Erzieherin für einen bestimmten Fall ihre Handynummer heraus. Dann entsteht eine WhatsApp-Gruppe der Gruppe, jemand ruft mitten in der Mittagsruhe an, und die Elternbriefe gehen im Rucksack verloren. Das Ergebnis ist fast immer dasselbe:

Nachrichten von Familien um zehn Uhr abends auf dem privaten Handy einer Erzieherin.
Informationen verteilt auf Papier, Anrufe, Zettel und Chats, ohne dass jemand den vollständigen Überblick hat.
Gruppenfotos, die bei Familien anderer Kinder landen.
Eine Familie, die etwas Wichtiges von einer anderen Mutter erfährt und nicht von der Kita.

Wer hier Ordnung schafft, schützt das Team, gibt den Familien Sicherheit und vermeidet Missverständnisse, die sich später nur schwer ausräumen lassen.

Welcher Kanal wofür

Entscheidend ist, dass jede Art von Information ihren festen Platz hat und alle wissen, wo dieser ist. Eine Aufteilung, die sich in den meisten Kitas bewährt, sieht so aus:

Tagesbericht: was das Kind gegessen hat, wie lange es geschlafen hat, das Wickeln und ein kurzer Kommentar zum Tag. Darauf warten die Familien der Kleinsten am meisten.
Einzelnachricht: Fragen zu einem bestimmten Kind, Hinweise zur Abholung, eine Frage zur Eingewöhnung.
Nachricht an eine Gruppe: „Bitte bringen Sie morgen Wechselkleidung mit“, „Am Donnerstag malen wir mit den Händen“.
Elternbriefe und Dokumente: Kita-Regeln, Jahreskalender, Eingewöhnungszeit, Dinge, die mitgebracht werden müssen.
Kalender: Feste, Ausflüge, Schließtage und Elternabende.
Telefon: nur für Dringendes, etwa Fieber, ein Stoß an den Kopf oder eine unerwartete Abholung.
Persönliches Gespräch: beim Bringen und Abholen und in Elterngesprächen für heikle Themen.

Ein häufiger Fehler ist, den Chat für alles zu nutzen. Werden die Kita-Regeln in einer einzelnen Nachricht verschickt, findet sie im März niemand mehr. Was das ganze Kitajahr gilt, gehört zu den Dokumenten. Was ein Datum hat, gehört in den Kalender.

Regeln, an die sich Team und Familien halten

Regeln funktionieren, wenn es wenige sind, wenn sie schriftlich festgehalten und beim Elternabend zu Beginn des Kitajahres erklärt werden. Diese haben sich oft bewährt:

Antwortzeiten: zum Beispiel montags bis freitags während der Öffnungszeiten. Außerhalb dieser Zeiten werden Nachrichten am nächsten Tag gelesen, und Dringendes läuft über das Telefon.
Wer antwortet: Besser antwortet die Kita als eine bestimmte Person. So bleibt eine Familie nicht ohne Antwort, wenn die Bezugserzieherin krank ist.
Angemessene Frist: Verpflichten Sie sich, am selben Tag oder am nächsten Öffnungstag zu antworten, und sei es nur mit „Wir schauen uns das an und melden uns“.
Keine privaten Telefonnummern: Das Team sollte weder seine Nummer herausgeben noch vom privaten Handy aus antworten müssen.
Heikle Themen persönlich: Ein Verhaltensproblem, der Verdacht auf eine Entwicklungsverzögerung oder ein Konflikt zwischen Familien lassen sich nicht schriftlich klären. Die Nachricht dient dazu, ein Gespräch vorzuschlagen.

Halten Sie all das in einem einfachen Dokument fest, das die Familien bei der Anmeldung erhalten und das jederzeit griffbereit ist.

Was in den Tagesbericht gehört und wie Sie ihn schreiben

Der Tagesbericht ist die häufigste Kommunikation im Kitajahr, und die, bei der es am meisten auffällt, wenn sie schlecht gemacht ist. Diese Hinweise helfen:

Seien Sie konkret: „Hat den ganzen Brei und die Hälfte des Fisches gegessen“ sagt viel mehr als „Hat gut gegessen“.
Ergänzen Sie ein Detail, das nur zu diesem Kind gehört: mit wem es gespielt hat oder worüber es gelacht hat. Vermeiden Sie, denselben Kommentar für die ganze Gruppe zu kopieren.
Formulieren Sie positiv, ohne etwas zu verschweigen: „Heute fiel ihm das Einschlafen schwer, wir haben es eine Weile begleitet“ informiert, ohne zu beunruhigen.
Vorfälle wie ein Biss oder ein Sturz werden zusätzlich persönlich oder telefonisch mitgeteilt, nicht nur schriftlich.
Teilen Sie sich die Arbeit ein: Wenn Sie das Gemeinsame für die ganze Gruppe auf einmal ausfüllen und danach jedes Kind anpassen, sparen Sie am Ende des Tages viel Zeit.

Was eine App für die Kommunikation mit Familien können muss

Wenn Sie eine Plattform nutzen wollen, prüfen Sie, ob sie zu den Regeln passt, die Sie festgelegt haben, und nicht umgekehrt:

Getrennte Kanäle für Tagesbericht, Nachrichten, Elternbriefe und Kalender, damit nicht alles in einem Chat landet.
Die Möglichkeit, einer Familie oder einer ganzen Gruppe zu schreiben, ohne Gruppen anzulegen, in denen alle alle sehen.
Das ganze Team kann die Nachrichten bearbeiten, damit Sie nicht von einer einzigen Person abhängen.
Jede Familie sieht nur, was ihre Kinder betrifft, und Fotos werden nur mit denen geteilt, die eine Einwilligung gegeben haben.
Die App für die Familien ist einfach und kostenlos, denn wenn sie umständlich ist, kehren die Familien zu WhatsApp zurück.

Wenn Sie gerade an diesem Punkt sind, finden Sie die Kriterien ausführlicher im Ratgeber Digitales Kita-Tagebuch: So wählen Sie das richtige.

So löst es My Nursery Manager

In My Nursery Manager hat jede Art von Information ihren eigenen Bereich. Der Tagesbericht erfasst Mahlzeiten, Schlaf, Wickeln und einen Kommentar. Was Sie in die Zeile „Alle Kinder“ schreiben, wird für die ganze Gruppe übernommen, eine Vorschau zeigt, was die Familie sehen wird, und mit „Speichern und senden“ wird die Familie sofort benachrichtigt.

Unter Nachrichten gibt es einen Chat mit jeder Familie, mit Text, Fotos, Dateien und Sprachnachrichten, und „Rundnachricht“, um einer ganzen Gruppe oder den von Ihnen gewählten Familien zu schreiben. Das ganze Team mit Zugang sieht die Nachrichten der Familien, mit einem Zähler für ungelesene Nachrichten. Elternbriefe kommen unter Dokumente, und alle Familien werden bei der Veröffentlichung benachrichtigt. Termine im Kalender veröffentlichen Sie für die Gruppen, die Sie auswählen.

Die Familien erhalten alles in der kostenlosen App Nursery Parents für iPhone und Android, mit dem Logo Ihrer Kita, oder im Browser. Jede Familie sieht nur die Informationen ihrer eigenen Kinder.

Häufige Fragen

Ist eine WhatsApp-Gruppe für die Kita-Gruppe eine schlechte Idee?

Meist bringt sie mehr Probleme als Vorteile. Alle Familien sehen die Nummern der anderen, Fotos von Kindern kursieren unkontrolliert, und die Kita moderiert am Ende Unterhaltungen, die nicht ihre Aufgabe sind. Wenn die Familien eine eigene Gruppe möchten, ist das ihre Sache, aber offizielle Informationen sollten immer über den Kanal der Kita laufen.

Wie schnell sollte die Kita einer Familie antworten?

Angemessen ist eine Antwort am selben Tag oder am nächsten Öffnungstag, innerhalb der Öffnungszeiten. Wichtig ist, dass die Frist vereinbart ist und eingehalten wird. Eine kurze Rückmeldung wie „Wir schauen es uns an und melden uns“ beruhigt sehr.

Was mache ich mit Familien, die kein Smartphone nutzen?

Fragen Sie bei der Anmeldung, wie die Familie Informationen am liebsten erhält, und suchen Sie eine Alternative, etwa den Computer oder E-Mail. In Einzelfällen wiederholen Sie das Wichtige persönlich. Was Sie vermeiden sollten, ist, für die ganze Kita zwei vollständige Systeme parallel zu betreiben.

Wie teile ich einen Biss oder einen Sturz mit?

Zuerst persönlich oder telefonisch, in Ruhe, und mit einer Erklärung, was passiert ist und was Sie getan haben. Danach halten Sie es im Tagesbericht oder in einer Nachricht schriftlich fest, damit es dokumentiert ist. Überlassen Sie es nie allein dem Tagesbericht am Ende des Tages.