Kita-Verwaltungssoftware: Worauf Sie bei der Wahl achten

Eine gute Verwaltungssoftware für Kitas nimmt der Leitung Verwaltungsarbeit ab, ohne sie auf das Team abzuwälzen: vollständige Akten für jedes Kind, nach Kitajahr geordnete Anmeldungen, Gruppen mit ihrer Belegung, Dienstpläne des Personals und Daten, die Sie abrufen können, wann immer Sie sie brauchen. Bevor Sie auf das Design oder die Eltern-App schauen, prüfen Sie, ob die Software diese alltäglichen Aufgaben wirklich löst. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten und wie Sie gezielt testen.

Was eine Verwaltungssoftware von einem digitalen Kita-Tagebuch unterscheidet

Das digitale Kita-Tagebuch ist der Teil, den die Familien sehen: der Tagesbericht, die Nachrichten, die Fotos, der Speiseplan. Wenn Sie vor allem diesen Teil bewerten, hilft Ihnen der Ratgeber Digitales Kita-Tagebuch: So wählen Sie das richtige.

Die Verwaltungssoftware ist das, was dahinter liegt und nur die Einrichtung sieht: Wer ist angemeldet, in welcher Gruppe, mit welchen Allergien, wer darf das Kind abholen, welche Fachkräfte arbeiten an welchem Tag und wann stempeln sie. Viele Kitas landen am Ende bei zwei Werkzeugen, eines für jeden Zweck, und müssen dieselben Daten doppelt eintippen. Suchen Sie nach Möglichkeit ein Programm, das beides mit einer einzigen Akte pro Kind abdeckt.

Was die Software im Kita-Alltag leisten muss

Denken Sie an Ihre tatsächliche Woche und prüfen Sie, ob das Programm diese Punkte abdeckt:

Vollständige Akte für jedes Kind: persönliche Daten, Bring- und Abholzeit, Allergien, medizinische Daten, Einwilligungen (Fotos, Medikamente, Ausflüge) und abholberechtigte Personen. Die Vertretungskraft sollte das in Sekunden nachsehen können, wenn ein Großvater, den sie nicht kennt, ein Kind abholen möchte.
Anmeldungen nach Zeiträumen: Ein Kind, das in der Babygruppe beginnt und im September in die Gruppe der Ein- bis Zweijährigen wechselt, sollte keine neue Akte erfordern. Ideal ist, wenn jedes Kitajahr als eigener Zeitraum erfasst wird und der Verlauf erhalten bleibt.
Gruppen mit Kapazität: Wenn Sie auf einen Blick sehen, wie viele Plätze in jeder Gruppe frei sind, müssen Sie nicht von Hand zählen, sobald eine interessierte Familie anruft.
Team und Dienstpläne: Schichten, Urlaub und Krankmeldungen an einem Ort, damit Sie den Betreuungsschlüssel ohne verstreute Tabellen planen können.
Zeiterfassung: Das gesamte Personal sollte stempeln können, auch Küche und Reinigung, und die Aufzeichnung sollte sich herunterladen lassen.
Berechtigungen nach Rolle: Nicht jedes Teammitglied muss alles sehen. Eine Fachkraft braucht meist nur ihre Gruppe, die Leitung die ganze Einrichtung.
Datenexport: Listen der Kinder und Familien als Excel für eine Besprechung, die Versicherung eines Ausflugs oder Ihr Steuerbüro.
Abschluss des Kitajahres: Im Sommer gehen viele Kinder auf einmal. Prüfen Sie, wie aufwendig es ist, sie als ehemalig zu markieren, ohne ihren Verlauf zu verlieren.

So berechnen Sie die echten Kosten

Der Preis auf der Website ist nur ein Teil. Für einen fairen Vergleich sollten Sie Folgendes erfragen oder prüfen:

Ob pro Kind, pro Nutzer oder nach Stufen abgerechnet wird und welche Kinder zählen (auch die, die bereits gegangen sind?).
Ob Fachkräfte und Familien extra kosten.
Ob es eine Einrichtungsgebühr, eine Mindestlaufzeit oder Funktionen gibt, die nur in höheren Tarifen enthalten sind.
Wie viel Speicherplatz für Fotos und Dokumente enthalten ist und was passiert, wenn er voll ist.
Wie viel Zeit der Leitung das Programm jede Woche kostet. Eine günstige Software, die doppelte Dateneingabe erzwingt, wird in Arbeitsstunden teuer.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen aus dem September und aus dem Juli, denn in einer Kita schwankt die Belegung im Laufe des Jahres stark.

So testen Sie, bevor Sie sich entscheiden

Ein sinnvoller Test besteht nicht darin, sich Bildschirme anzusehen, sondern eine Woche durchzuspielen. Wir schlagen diese Reihenfolge vor:

Legen Sie zwei echte Gruppen an und erfassen Sie fünf oder sechs Kinder mit ihren tatsächlichen Daten, darunter ein Kind mit Allergie und eines mit Geschwistern.
Geben Sie einer Fachkraft Zugang und prüfen Sie, was sie sieht und was nicht.
Bitten Sie sie, an mehreren Tagen zu stempeln, und laden Sie die Aufzeichnung herunter.
Spielen Sie einen Gruppenwechsel mitten im Jahr und die Abmeldung eines Kindes durch.
Exportieren Sie die Liste der Kinder und prüfen Sie, ob Sie sie so verwenden können.

Was Ihnen in dieser Woche umständlich vorkommt, wird es im September mit vierzig Kindern erst recht sein. Wie Sie die Umstellung in Etappen planen, erklärt der Ratgeber Kita digitalisieren: So gehen Sie Schritt für Schritt vor.

Häufige Fehler bei der Auswahl

Die Leitung entscheidet allein. Wer das Programm täglich nutzt, ist das Team. Beziehen Sie mindestens eine Fachkraft in den Test ein.
Nur auf die Eltern-App schauen. Sie ist am sichtbarsten, aber Zeit sparen Sie vor allem bei der internen Verwaltung.
Nicht nach dem Ausstieg fragen. Prüfen Sie vorab, ob Sie Ihre Daten exportieren können, falls Sie eines Tages wechseln.
Den Datenschutz vergessen. Sie speichern Gesundheitsdaten und Fotos von Kleinkindern: Fragen Sie, wo die Daten gehostet werden und wer sie sehen kann.
Preise vergleichen, ohne Funktionen zu vergleichen. Zwei Programme zum gleichen Preis können sehr unterschiedliche Leistungen enthalten.

So löst es My Nursery Manager

My Nursery Manager läuft im Browser auf jedem Gerät, ohne Installation. Die Akte jedes Kindes enthält Allergien, medizinische Daten, Einwilligungen, abholberechtigte Personen und Anmeldungen; Kinder werden mit einem Anmeldezeitraum angemeldet, sodass der Verlauf früherer Jahre erhalten bleibt. Gruppen haben Altersstufe, Kapazität und zuständige Fachkräfte, mit einem Belegungsbalken. Im Bereich Team legen Sie den Wochendienstplan fest (bis zu zwei Schichten pro Tag) und erfassen Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten; die Zeiterfassung laden Sie als Excel herunter, und wer kein Konto hat, stempelt mit einer persönlichen PIN. Der „Datenzugriff“ legt fest, ob jede Person die ganze Kita oder nur ihre eigenen Gruppen sieht, Kinder und Familien lassen sich als Excel exportieren, und am Ende des Kitajahres markiert „Kinder aufräumen“ alle Kinder mit abgelaufener Anmeldung auf einmal als ehemalig. Alle Funktionen sind in jedem Tarif enthalten, mit unbegrenzt vielen Fachkräften und Familien, und es zählen nur Kinder mit gültiger Anmeldung: Details finden Sie unter Preise und im Kita-Software-Vergleich. Der Test dauert 30 Tage, ohne Kreditkarte.

Häufige Fragen

Ist ein Programm für alles besser oder eines für die Verwaltung und eines für die Kommunikation?

Wenn ein einziges Programm beide Bereiche gut abdeckt, sparen Sie sich doppelte Akten und vermeiden Fehler, etwa eine Allergie, die an einer Stelle aktualisiert wurde und an der anderen nicht. Zwei Programme lohnen sich nur, wenn eines davon etwas Unverzichtbares kann, das dem anderen fehlt.

Wie lange dauert die Einführung einer Verwaltungssoftware?

Das hängt vor allem davon ab, wie gut Ihre Daten bereits geordnet sind. Mit aktuellen Listen der Kinder und Familien kann eine kleine Kita in wenigen Nachmittagen startklar sein. Die meiste Zeit kostet das Prüfen der Akten, nicht das Programm selbst.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich das Programm wechsle?

Prüfen Sie vor Vertragsabschluss, was Sie exportieren können und in welchem Format. Sichern Sie Ihre Listen, bevor Sie kündigen, und informieren Sie Team und Familien rechtzeitig, damit der Wechsel nicht mit dem Start ins neue Kitajahr zusammenfällt.