Digitalització d'una escola bressol: com fer-ho pas a pas

Digitalitzar una escola bressol no és comprar un programa: és passar, en ordre, les tasques que avui feu en paper, en fulls de càlcul i al mòbil personal de cada educadora a un sol lloc. El que millor funciona és començar pel que més temps us pren cada dia, que gairebé sempre és l'agenda dels infants i la comunicació amb les famílies, provar-ho amb una sola aula i ampliar-ho quan l'equip s'hi senti còmode. En aquesta guia tens un ordre pràctic, un calendari orientatiu i els errors més habituals.

Què es pot digitalitzar en una escola bressol

Abans de triar res, convé tenir a la vista tot el que podria canviar. En una escola bressol sol ser això:

El dia a dia de l'aula: l'informe diari de cada infant (àpats, migdiada, bolquers, observacions) i les fotos i vídeos de les activitats.
La comunicació amb les famílies: missatges amb cada família, avisos a una aula sencera, circulars i el calendari de festes i excursions.
El menjador: el menú del mes i els menús especials per als infants amb al·lèrgies o dietes diferents.
Les fitxes dels infants: dades de contacte, al·lèrgies, autoritzacions, persones que els poden recollir i documents signats.
L'equip: horaris, vacances i el registre d'entrades i sortides.
La part administrativa: matrícules, llistats per a la gestoria i quotes.

No cal passar-ho tot alhora ni amb la mateixa eina. L'important és que cada tasca quedi en un sol lloc i que ningú hagi d'apuntar el mateix dues vegades.

Per on començar: un ordre que funciona

Fes inventari. Durant una setmana, apunta quins papers, fulls de càlcul i grups de missatgeria feu servir, qui els omple i quant de temps porta cada cosa.
Comença pel que pesa més. A gairebé totes les escoles és l'agenda diària: s'escriu a mà cada dia per a cada infant i es perd, es mulla o torna a casa sense llegir.
Continua per la comunicació amb les famílies. Treure els avisos i les fotos dels grups de missatgeria protegeix la privacitat dels infants i els números personals de l'equip.
Després, el que es publica de tant en tant: el menú, el calendari i les circulars.
Finalment, el que és intern: fitxes completes, horaris de l'equip i llistats per a la gestoria.

Si encara no tens eina, a la guia Agenda digital per a escola bressol: com triar la més adequada tens els criteris per triar-la i una manera senzilla de provar-la.

Com implicar l'equip

El canvi el fan les educadores, no la direcció. Unes poques decisions el faciliten molt:

Una persona de referència. Algú de l'equip que ho provi primer i resolgui els dubtes de les companyes. No cal que sigui la directora.
Formació a l'aula, no en una reunió. Quinze minuts amb la tauleta al davant i l'informe real d'aquell dia ensenyen més que una presentació.
Un moment fix per omplir-lo. En acabar cada rutina o durant la migdiada, millor que tot junt a última hora amb les famílies a la porta.
Normes comunes. Què s'escriu a les observacions, quines fotos es comparteixen i en quin horari es respon a les famílies.
Escoltar qui més hi costa. Si l'educadora que menys es porta amb la tecnologia ho resol sola, la resta també.

Com explicar-ho a les famílies

Les famílies solen rebre bé el canvi si l'entenen. Algunes idees:

Avisa amb data. Explica-ho a la reunió d'inici de curs o amb una nota: des de quin dia arriba l'informe en digital i què han de fer.
Un full amb els passos per entrar. Breu, amb captures, lliurat en mà. Resol la majoria de dubtes abans que arribin.
Explica què hi guanyen. L'informe els arriba encara que no recullin ells l'infant, veuen les fotos del seu fill i no les de tota la classe, i poden escriure a l'educadora sense esperar a la porta.
Un període de transició. Mantén el paper unes setmanes per a qui ho necessiti i posa-hi una data final.
Un sol canal. Si algú continua escrivint al mòbil personal d'una educadora, respon recordant el canal nou.

Un calendari orientatiu per al curs

Abans de setembre: inventari, tria de l'eina i alta d'aules, infants i famílies. Si arribes al primer dia amb tot carregat, l'inici és molt més tranquil.
Setembre i octubre: el període d'adaptació és intens, així que comença només amb l'informe diari i els missatges, que és el que més agraeixen les famílies aquelles setmanes.
Resta del primer trimestre: afegeix el menú, el calendari i les circulars.
Gener: revisa quant triga cada educadora a fer l'informe, quins dubtes repeteixen les famílies i què continua en paper. És un bon moment per passar el que és intern.

També es pot començar a mig curs: amb una aula pilot, dues o tres setmanes n'hi ha prou per saber si funciona.

Errors habituals en digitalitzar una escola bressol

Canviar-ho tot alhora. L'equip se satura i torna al paper així que hi ha un dia complicat.
Mantenir dos sistemes per sempre. Paper i digital en paral·lel dupliquen la feina; la transició necessita una data de final.
Fer servir els mòbils personals de l'equip. Millor tauletes del centre o l'ordinador de l'aula.
Triar sense que ho provi ningú de l'aula. Qui ho farà servir cada dia ha de donar la seva opinió abans de decidir.
Oblidar les autoritzacions d'imatge. Abans de compartir la primera foto, revisa quines famílies han donat permís.
No tancar els grups de missatgeria antics. Si continuen oberts, la informació acaba en dos llocs.

Com ho resol My Nursery Manager

My Nursery Manager és una agenda digital i un programa de gestió per a escoles bressol de 0 a 3 anys. El centre treballa des del navegador en qualsevol ordinador, tauleta o mòbil, sense instal·lar res, i les famílies fan servir l'app gratuïta Nursery Parents per a iPhone i Android. En entrar per primera vegada, una guia de primers passos et porta per les tasques per posar l'escola en marxa, de l'alta de la primera aula al primer informe diari. L'informe recull àpats, migdiada, bolquers i un comentari, i el que escrius a la fila «Tots els alumnes» es copia a tota la classe. Els missatges admeten fitxers i notes de veu, i amb «Missatge massiu» escrius a una aula sencera. Als àlbums de fotos i vídeos només s'hi poden incloure alumnes amb l'autorització de fotos marcada. L'equip fitxa des del web o el mòbil, i qui no té compte ho fa amb un PIN en una tauleta del centre. Cada persona tria el seu idioma entre vuit. Pots veure els preus o fer la prova de 30 dies gratis, sense targeta, des del registre.

Preguntes freqüents

Quant es triga a digitalitzar una escola bressol?

Amb una aula pilot, dues o tres setmanes n'hi ha prou perquè l'informe diari funcioni amb normalitat. Passar-hi el centre sencer, inclosa la part interna, sol portar un trimestre si es fa per fases.

Què faig amb les dades que ja tinc en paper o en fulls de càlcul?

Comença pel que fas servir cada dia: aules, infants i famílies amb el seu correu electrònic. L'històric dels cursos anteriors pot quedar arxivat tal com està; no cal passar-ho tot per començar.

I si alguna família no té un mòbil modern?

Comprova que l'eina permeti entrar també des del navegador d'un ordinador. Mentrestant, pots mantenir per a aquella família un resum en paper durant la transició.

Digitalitzar vol dir que les educadores passin més temps davant d'una pantalla?

No, si es fa bé. Omplir l'informe de tota la classe d'un cop i ajustar només el que canvia porta menys temps que escriure una agenda a mà per a cada infant, i aquest temps torna a l'aula.

Guies relacionades

← Totes les guies