Kita-App für kleine Kitas, Elterninitiativen und Tagespflege

Kleine Einrichtungen haben keine Verwaltung und keine IT-Abteilung: In der Elterninitiative, im Kinderladen, in der Großtagespflege oder in der eingruppigen Kita macht die Leitung das Organisatorische nebenbei. Eine Kita-App kann hier viel Zeit sparen, wenn sie einfach ist, wenig kostet und keine lange Einführung braucht. Dieser Ratgeber zeigt, worauf es für kleine Einrichtungen ankommt.

Was kleine Einrichtungen wirklich brauchen

Die großen Programme für Träger enthalten Platzvergabe, Beitragsabrechnung und Dienstplanung für viele Häuser. Eine kleine Einrichtung braucht davon meist wenig. Wichtig sind im Alltag:

Nachrichten an die Eltern, einzeln und an alle, statt Zetteln und Messenger-Gruppen.
Der Tagesbericht, besonders bei Kindern unter drei Jahren: Essen, Schlafen, Wickeln und eine kurze Bemerkung.
Fotos, die nur die Familien der abgebildeten Kinder sehen.
Kalender und Speiseplan, damit Termine und Schließtage nicht mehrfach erklärt werden müssen.
Dokumente wie Elternbriefe und Formulare an einem Ort.

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Ein Preis, der zur Größe passt. Ein Mindestpreis oder ein Grundpreis pro Einrichtung fällt bei zehn Kindern stärker ins Gewicht als bei hundert. Rechnen Sie den Monatspreis für Ihre Kinderzahl aus.
Keine oder eine geringe Einrichtungsgebühr. Ein einmaliger Betrag beim Start ist für eine kleine Einrichtung ein spürbarer Posten.
Kurze Laufzeit. Wer monatlich kündigen kann, geht kein Risiko ein.
Ohne Schulung startklar. Das Team sollte die App nach einer kurzen Einweisung nutzen können, auf den Geräten, die schon da sind.
Selbst testen. Eine Testphase mit den echten Daten zeigt schneller als jede Vorführung, ob die App zum Alltag passt.
Datenschutz. Auch die kleinste Einrichtung verarbeitet Daten von Kindern. Die wichtigsten Fragen an den Anbieter stehen im Ratgeber Datenschutz bei Kita-Apps.

Elterninitiativen: wenn Eltern mitentscheiden

In einer Elterninitiative entscheidet der Vorstand, und die Eltern reden mit. Das ist ein Vorteil: Die Familien, die die App später nutzen, sind von Anfang an beteiligt. Bewährt hat sich, die Entscheidung in drei Schritten zu treffen: zuerst im Team klären, welche Aufgaben die App übernehmen soll, dann zwei oder drei Apps kostenlos testen, und das Ergebnis auf dem Elternabend vorstellen. Legen Sie dabei auch Regeln fest, zum Beispiel, zu welchen Zeiten das Team Nachrichten beantwortet.

Kindertagespflege und Großtagespflege

Tagespflegepersonen betreuen wenige Kinder und haben einen sehr engen Kontakt zu den Eltern. Vieles wird beim Bringen und Abholen besprochen. Eine App lohnt sich vor allem für das, was Eltern nachlesen möchten: den Tagesbericht, Fotos, Termine und Schließzeiten. In der Großtagespflege kommt hinzu, dass mehrere Betreuungspersonen denselben Stand haben sollten. Prüfen Sie, ob der Preis des Anbieters für sehr kleine Gruppen sinnvoll ist: Einige Anbieter haben einen eigenen Tarif für wenige Kinder, andere einen Mindestpreis.

In drei Schritten starten

Daten anlegen: Kinder, Gruppen und Familien. Fragen Sie den Anbieter, ob er eine vorhandene Liste übernimmt.
Im Team ausprobieren: eine Woche lang Tagesberichte und Nachrichten schreiben, bevor die Eltern eingeladen werden.
Familien einladen: an einem festen Tag, mit einer kurzen Erklärung, wofür die App genutzt wird und wofür nicht.

Was My Nursery Manager für kleine Einrichtungen bietet

Der kleinste Tarif von My Nursery Manager kostet 33,00 € pro Monat zzgl. MwSt. und gilt für bis zu 50 Kinder. Er enthält alle Funktionen, beliebig viele Fachkräfte und Familien, hat keine Einrichtungsgebühr und keine Mindestlaufzeit. Die ersten 30 Tage sind kostenlos, ohne Kreditkarte. Zum Start schicken Sie Ihre Kinderliste als Excel, PDF, Word-Datei oder Foto einer Papierliste, und das Team von My Nursery Manager legt Kinder, Gruppen und Familien kostenlos an. Das Team der Einrichtung arbeitet im Browser auf dem Computer, Tablet oder Smartphone, ohne etwas zu installieren. Die Elternbeiträge rechnet My Nursery Manager nicht ab. Für Einrichtungen mit sehr wenigen Kindern gibt es keinen eigenen, günstigeren Tarif. Alle Einzelheiten stehen auf der Seite Preise.

Häufige Fragen

Lohnt sich eine Kita-App für eine kleine Einrichtung?

Wenn heute viel Zeit in Zettel, Messenger-Gruppen und wiederholte Erklärungen fließt, ja. Entscheidend ist, dass der Monatspreis und der Aufwand für die Einführung zur Größe passen.

Brauchen kleine Einrichtungen eigene Geräte?

Nicht unbedingt. Viele Kita-Apps laufen im Browser oder als App auf dem Tablet oder Smartphone, das schon vorhanden ist. Klären Sie im Team, ob private Geräte genutzt werden sollen.

Wie lange dauert die Einführung in einer kleinen Kita?

Mit einer Gruppe und einer vorhandenen Kinderliste oft nur wenige Tage: Daten anlegen, im Team ausprobieren, Familien einladen.

Kann die App die Messenger-Gruppe der Eltern ersetzen?

Für die Mitteilungen der Einrichtung ja. Der private Austausch der Eltern untereinander bleibt deren Sache und sollte von der Kommunikation der Kita getrennt sein.