Digitales Kita-Tagebuch: So wählen Sie das richtige

Ein gutes digitales Kita-Tagebuch ist eines, das Ihr Team am Ende des Tages in wenigen Minuten ausfüllt und das die Familien ohne Hilfe öffnen. Bevor Sie Preise oder Funktionslisten vergleichen, sollten Sie drei Dinge prüfen: ob es abdeckt, was Sie heute auf Papier erledigen, ob es die Fotos und Daten der Kinder gut schützt und ob Sie es vor der Entscheidung mit einer echten Gruppe testen können. In diesem Leitfaden finden Sie die Kriterien und einen einfachen Weg, diesen Test durchzuführen.

Was ein digitales Kita-Tagebuch im Alltag leisten muss

Beginnen Sie bei dem, was Sie bereits tun. Nehmen Sie das Übergabeheft einer beliebigen Gruppe und notieren Sie, was täglich eingetragen wird und was die Familien fragen. In den meisten Kitas sieht die Liste ungefähr so aus:

Tagesbericht für jedes Kind: was es gegessen hat, wie lange es geschlafen hat, Wickeln und ein Kommentar der Fachkraft.
Nachrichten mit jeder Familie sowie Mitteilungen an eine ganze Gruppe oder die gesamte Kita.
Fotos und Videos von Aktivitäten, die heute vielleicht noch über Messenger-Gruppen verschickt werden.
Kalender mit Festen, Ausflügen und Schließtagen sowie Elternbriefe, die heute noch ausgedruckt werden.
Speiseplan, einschließlich besonderer Menüs für Kinder mit Allergien oder abweichender Ernährung.
Akte jedes Kindes: Allergien, medizinische Daten, Einwilligungen und abholberechtigte Personen.

Deckt ein Werkzeug eine dieser Aufgaben nicht ab, bleibt dieser Teil auf Papier oder auf dem privaten Smartphone von jemandem, und Sie arbeiten am Ende mit zwei Systemen gleichzeitig. Fragen Sie auch nach dem, was außerhalb der Gruppe passiert: ob eine Arbeitszeiterfassung für das Team enthalten ist, ob Sie die Daten von Kindern und Familien exportieren können und ob jede Familie nur die Informationen ihrer eigenen Kinder sieht.

Woran Sie erkennen, ob Ihr Team es wirklich nutzen wird

Das beste Kita-Tagebuch der Welt nützt nichts, wenn die Fachkräfte es um sechs Uhr abends in aller Eile ausfüllen. Achten Sie beim Testen auf diese Details:

Eine ganze Gruppe auf einmal ausfüllen. In einer Krippengruppe ist die Hälfte des Berichts für alle gleich (das Menü, die Aktivität des Tages). Wenn Sie das einmal für die ganze Gruppe schreiben und nur anpassen, was sich unterscheidet, sparen Sie viel Zeit.
Die Geräte, die Sie bereits haben. Prüfen Sie, ob es auf dem Tablet der Gruppe, am Computer der Leitung und auf dem Smartphone funktioniert, ohne von einem bestimmten Betriebssystem abhängig zu sein.
Was passiert, wenn jemand fehlt. Eine Kollegin muss die Berichte übernehmen und den Familien antworten können, ohne dass etwas verloren geht.
Entwürfe. Wenn Sie einen Bericht während der Mittagsruhe halb fertig speichern und später abschließen können, vermeiden Sie Fehler.

Ein häufiger Fehler ist es, sich für die eindrucksvollste Demo zu entscheiden, ohne dass jemand aus der Gruppe das Werkzeug getestet hat. Bitten Sie die Fachkraft, die am wenigsten technikaffin ist, einen Bericht auszufüllen: Wenn sie das allein schafft, schaffen es auch alle anderen.

Fotos, Gesundheit und Datenschutz: Was Sie vor der Wahl fragen sollten

In einer Kita verwalten Sie Fotos von Babys, Allergien und medizinische Daten. Das sind die wichtigsten Fragen und zugleich die, die am seltensten gestellt werden:

Wo werden die Daten gespeichert? Fragen Sie, in welchem Land die Server stehen und welches Unternehmen sie betreibt.
Wer sieht welches Foto? Idealerweise sieht jede Familie nur die Alben, in denen ihr Kind vorkommt, und keine gemeinsame Galerie für die ganze Kita.
Wird respektiert, wer keine Einwilligung zur Bildnutzung gegeben hat? Ein gutes Werkzeug verhindert, dass ein Kind ohne diese Einwilligung in ein Album aufgenommen wird, statt darauf zu vertrauen, dass sich niemand irrt.
Gibt es Werbung, oder werden die Daten für andere Zwecke genutzt? Lesen Sie es in der Datenschutzerklärung nach, statt es einfach vorauszusetzen.
Sehen die Richtigen die Allergien? Das Team muss sie in der Akte des Kindes jederzeit griffbereit haben.

Lohnt sich ein kostenloses digitales Kita-Tagebuch?

Das ist eine der häufigsten Fragen, und die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an, was kostenlos ist. Prüfen Sie vor der Entscheidung die tatsächlichen Kosten über ein Jahr:

Wie es finanziert wird. Wenn niemand zahlt, verdient jemand auf andere Weise daran: mit Werbung, mit kostenpflichtigen Angeboten für die Familien oder mit Begrenzungen, die Sie später zum Bezahlen zwingen.
Versteckte Begrenzungen. Anzahl der Fachkräfte, der Familien, der Fotos oder des Speicherplatzes. Nach einem Kitajahr voller Alben ist der Speicher schneller voll, als man denkt.
Wie abgerechnet wird. Pro Kind, pro Gruppe oder pro Fachkraft; ob es eine Einrichtungsgebühr gibt; ob es eine Mindestlaufzeit gibt.
Was im Sommer passiert. Ob sich der Preis ändert, wenn zum Ende des Kitajahres Anmeldungen auslaufen.
Support. Wer Ihnen antwortet, wenn sich eine Familie an einem Montagmorgen nicht anmelden kann.

Ein kostenpflichtiges Werkzeug mit klarem Preis und ohne Mindestlaufzeit ist meist die entspanntere Wahl als ein kostenloses, das mitten im Kitajahr seine Bedingungen ändert. Wichtig ist allerdings, dass Sie es vor dem Bezahlen kostenlos testen können.

So testen Sie es vor der Entscheidung

Ein gut gemachter Test erspart Ihnen einen Wechsel mitten im Kitajahr. Ein einfacher Plan:

Wählen Sie eine einzige Gruppe und eine Fachkraft, die Lust hat, es auszuprobieren.
Legen Sie die Kinder dieser Gruppe mit ihren echten Daten an, ebenso ihre Familien.
Senden Sie zwei Wochen lang den Tagesbericht ausschließlich digital und messen Sie, wie lange die Fachkraft täglich dafür braucht.
Veröffentlichen Sie mindestens ein Album, einen Termin und einen Elternbrief.
Fragen Sie die Familien, wie es ihnen gefallen hat und ob sie Probleme bei der Anmeldung hatten.
Entscheiden Sie anhand dieser Erfahrungen und weiten Sie die Nutzung, wenn Sie weitermachen, Gruppe für Gruppe aus.

So löst es My Nursery Manager

My Nursery Manager ist ein digitales Kita-Tagebuch und eine Verwaltungssoftware für Kitas und Krippen mit Kindern von 0 bis 3 Jahren. Die Einrichtung arbeitet im Browser auf jedem Computer, Tablet oder Smartphone, ohne etwas zu installieren, und die Familien nutzen die kostenlose App Nursery Parents für iPhone und Android. Der Tagesbericht erfasst Mahlzeiten, Schlaf, Wickeln und einen Kommentar, und was Sie in die Zeile „Alle Kinder“ schreiben, wird für die ganze Gruppe übernommen. In ein Album können nur Kinder aufgenommen werden, bei denen die Fotoerlaubnis angekreuzt ist, und jede Familie sieht nur die Alben, in denen ihre Kinder vorkommen. Die Daten werden in der Europäischen Union gespeichert, auf Servern von OVHcloud in Frankreich (mehr dazu unter Sicherheit und Datenschutz). Fachkräfte und Familien sind in allen Tarifen unbegrenzt, die App zeigt das Logo Ihrer Kita, und es gibt keine Mindestlaufzeit. Sie können sich die Preise ansehen oder über die Registrierung 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem digitalen Kita-Tagebuch und einer Messenger-Gruppe?

In einer Messenger-Gruppe vermischt sich alles: Die Fotos eines Kindes sehen alle Familien, Berichte gehen zwischen den Nachrichten unter, und die privaten Telefonnummern des Teams sind für alle sichtbar. Ein digitales Kita-Tagebuch trennt die Bereiche (Tagesbericht, Nachrichten, Fotos, Elternbriefe), und jede Familie sieht nur die Informationen ihrer eigenen Kinder.

Muss das Übergabeheft auf Papier sofort abgeschafft werden?

Nein. Am sinnvollsten ist es, mit einer Gruppe zu beginnen, das Papier einige Wochen als Absicherung beizubehalten und es abzuschaffen, sobald sich Team und Familien sicher fühlen. Die ganze Kita auf einmal umzustellen, sorgt meist für mehr Unsicherheit als nötig.

Wie überzeuge ich Familien, die lieber bei Papier bleiben?

Zeigen Sie ihnen, was sie davon haben: Der Bericht kommt auch dann an, wenn jemand anderes das Kind abholt, sie können der Fachkraft schreiben, ohne an der Tür warten zu müssen, und sie behalten die Fotos des ganzen Kitajahres. Ein kurzes Blatt mit den Schritten zur Anmeldung, das Sie beim Elternabend zu Beginn des Kitajahres verteilen, klärt die meisten Fragen.

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