Was kostet eine Kita-App? Preismodelle und Rechenbeispiel

Eine Kita-App kostet eine Einrichtung mit 50 Kindern nach den veröffentlichten Preislisten meist zwischen rund 30 und 65 Euro im Monat. Für die Eltern ist die App in der Regel kostenlos. Der Vergleich ist trotzdem nicht einfach, weil jeder Anbieter anders rechnet: pro Einrichtung, pro Kind oder pro Platz, mit oder ohne Mehrwertsteuer, mit oder ohne einmalige Einrichtungsgebühr. Dieser Ratgeber erklärt die Preismodelle und zeigt, wie Sie die Kosten für Ihre Kita ausrechnen.

Die vier Preismodelle

Fester Preis nach Größe. Die Kita zahlt einen Monatspreis, der von der Zahl der Kinder oder Plätze abhängt, in Stufen. Der Preis ist gut planbar.
Grundpreis plus Betrag pro Kind. Zu einem Grundpreis pro Einrichtung kommt ein Betrag für jedes Kind oder jeden Platz. Hier müssen Sie selbst rechnen.
Preis pro Kind. Es gibt keinen Grundpreis; gezahlt wird für jedes Kind, bei manchen Anbietern auch für jede Fachkraft.
Preis auf Anfrage. Der Anbieter nennt keinen Preis auf der Website und erstellt ein Angebot. Vergleichen können Sie erst, wenn Ihnen das Angebot vorliegt.

Kosten, die leicht übersehen werden

Die Einrichtungsgebühr. Mehrere Anbieter berechnen beim Start einmalig einen Betrag pro Einrichtung, nach den veröffentlichten Preislisten zwischen 59 und 89 Euro, bei Träger-Tarifen auch mehr.
Zusatzmodule. Zeiterfassung, Tagesprotokolle, Übersetzung oder Chat sind oft nur in einem höheren Tarif enthalten oder kosten als Modul extra.
Die Mehrwertsteuer. Die meisten Preislisten nennen Nettopreise (zzgl. MwSt.), einige Bruttopreise. Vergleichen Sie immer gleich mit gleich.
Die Laufzeit. Manche Preise gelten nur bei jährlicher Abrechnung oder mit einer Mindestlaufzeit.
Die Zählweise. Gezählt werden je nach Anbieter die angemeldeten Kinder, die Plätze laut Betriebserlaubnis oder zusätzlich die Fachkräfte.

Rechenbeispiel: eine Kita mit 50 Kindern

Die folgenden Monatspreise haben wir aus den Preislisten berechnet, die die Anbieter am 9. November 2026 auf ihren Websites veröffentlicht hatten. Es sind jeweils die günstigsten Tarife ohne Zusatzmodule und ohne Einrichtungsgebühr; die enthaltenen Funktionen unterscheiden sich.

CARE Kita-App, Tarif Basis: 12,49 € Grundpreis plus 50 × 0,34 € = 29,49 € zzgl. MwSt. Einmalige Einrichtungsgebühr: 74,79 €.
KIKOM Kita App: 14,95 € Grundpreis plus 50 × 0,42 € für den Baustein Kommunikation = 35,95 € zzgl. MwSt.
Stay Informed, Tarif Basis für 50 bis 99 Kinder: 48 € zzgl. MwSt. Einmalige Einrichtungsgebühr: 59 €.
Leandoo, 16 bis 50 Kinder: 49,90 € inkl. MwSt.
Stramplerbande: 1,29 € je Kind bzw. Fachkraft, also mindestens 64,50 € zzgl. MwSt. Einmalige Einrichtungsgebühr: ab 89 €.
My Nursery Manager, bis 50 Kinder: 33,00 € zzgl. MwSt., mit allen Funktionen und ohne Einrichtungsgebühr.

Preise ändern sich. Die aktuellen Angaben aller Anbieter, auch derer, die ihren Preis nur auf Anfrage nennen, stehen im Kita-App-Vergleich.

So rechnen Sie für Ihre Einrichtung

Notieren Sie die Zahl der Kinder, der Plätze laut Betriebserlaubnis und der Fachkräfte.
Legen Sie fest, welche Funktionen Sie wirklich brauchen, zum Beispiel Tagesbericht, Nachrichten, Fotos, Speiseplan, Zeiterfassung oder Übersetzung.
Rechnen Sie für jeden Anbieter den Monatspreis mit genau diesen Funktionen aus, einschließlich der nötigen Module.
Rechnen Sie alles auf dieselbe Basis um: netto oder brutto, pro Monat.
Addieren Sie die Einrichtungsgebühr und betrachten Sie die Kosten des ersten Jahres.
Prüfen Sie Laufzeit und Kündigungsfrist, und testen Sie die App, bevor Sie unterschreiben.

Was My Nursery Manager kostet

My Nursery Manager kostet 33,00 € pro Monat bis 50 Kinder und 48,75 € pro Monat bis 100 Kinder; ab 101 Kindern sind es 0,50 € pro Kind und Monat, jeweils zzgl. MwSt. Enthalten sind alle Funktionen, beliebig viele Fachkräfte und Familien und 20 GB Speicher. Es gibt keine Einrichtungsgebühr und keine Mindestlaufzeit, und die ersten 30 Tage sind kostenlos, ohne Kreditkarte. Die Elternbeiträge rechnet My Nursery Manager nicht ab. Alle Einzelheiten stehen auf der Seite Preise.

Häufige Fragen

Was kostet eine Kita-App für die Eltern?

In der Regel nichts: Die Einrichtung oder der Träger zahlt, und die Eltern laden die App kostenlos herunter. Fragen Sie trotzdem nach, ob der Anbieter Funktionen kennt, die für Eltern kostenpflichtig sind.

Gibt es kostenlose Kita-Apps?

Einzelne Anbieter haben einen dauerhaft kostenlosen Tarif für sehr kleine Einrichtungen, und viele bieten eine kostenlose Testphase zwischen 14 Tagen und einem Monat an.

Wer bezahlt die Kita-App, die Kita oder der Träger?

Das ist unterschiedlich. Bei Einrichtungen eines größeren Trägers entscheidet und zahlt meist der Träger, oft für alle seine Kitas gemeinsam. Elterninitiativen und kleine freie Träger entscheiden selbst.

Was ist eine Einrichtungsgebühr?

Ein einmaliger Betrag, den manche Anbieter beim Start für das Anlegen der Einrichtung und die Einführung berechnen. Er kommt zum Monatspreis hinzu und gehört in den Vergleich der Kosten des ersten Jahres.