Programari de gestió per a escoles bressol: què mirar

Un bon programari de gestió per a escoles bressol és el que treu feina administrativa a la direcció sense passar-la a l'equip: fitxes completes de cada infant, matrícules ordenades per curs, aules amb la seva ocupació, horaris del personal i dades que puguis treure quan les necessitis. Abans de fixar-te en el disseny o en l'app de les famílies, comprova que resol aquestes tasques del dia a dia. Aquí tens què has de mirar i com provar-lo amb criteri.

Què diferencia un programari de gestió d'una agenda digital

L'agenda digital és la part que veuen les famílies: l'informe diari, els missatges, les fotos i el menú. Si sobretot valores això, et servirà la guia Agenda digital per a escola bressol: com triar la més adequada.

El programari de gestió és el que hi ha al darrere i només veu el centre: qui està matriculat, a quina aula, amb quines al·lèrgies, qui el pot recollir, quines educadores treballen cada dia i a quina hora fitxen. Moltes escoles acaben amb dues eines, una per a cada cosa, i el resultat és teclejar les mateixes dades dues vegades. Si pots, busca un programa que faci les dues coses amb una sola fitxa per infant.

Què ha de resoldre en el dia a dia de l'escola

Pensa en la teva setmana real i comprova que el programa cobreix aquests punts:

Fitxa de l'alumne completa: dades personals, horari d'entrada i sortida, al·lèrgies, dades mèdiques, autoritzacions (fotos, medicació i sortides) i persones autoritzades a recollir-lo. Que l'educadora de suport ho pugui consultar en pocs segons quan un avi que no coneix ve a buscar un infant.
Matrícules per períodes: un infant que comença a l'aula de nadons i passa a la d'1-2 anys al setembre no t'hauria d'obligar a crear una fitxa nova. L'ideal és que cada curs quedi com un període i se'n conservi l'historial.
Aules amb capacitat: saber d'un cop d'ull quantes places et queden a cada aula t'estalvia comptar a mà quan truca una família interessada.
Equip i horaris: torns, vacances i baixes en un sol lloc, per quadrar les ràtios sense fulls de càlcul solts.
Control horari: que fitxi tot el personal, també el de cuina i neteja, i que el registre es pugui baixar.
Permisos per rol: no tot l'equip necessita veure-ho tot. Una educadora sol necessitar només la seva aula; la direcció, tot el centre.
Exportar dades: llistats d'alumnes i famílies en Excel per a una reunió, per a l'assegurança d'una sortida o per a la teva gestoria.
Tancament de curs: al juny marxen molts infants alhora. Comprova quanta feina costa marcar-los com a antics sense perdre'n l'historial.

Com calcular el cost real

El preu del web només n'és una part. Per comparar bé, pregunta o comprova:

Si es paga per alumne, per usuari o per tram, i quins alumnes compten (també els que ja han marxat?).
Si les educadores i les famílies tenen un cost a part.
Si hi ha quota d'alta, permanència o funcions que només són als plans superiors.
Quant d'espai inclou per a fotos i documents, i què passa quan s'omple.
Quant temps de direcció et traurà cada setmana. Un programa barat que t'obliga a duplicar dades surt car en hores.

Fes el càlcul amb les teves xifres de setembre i amb les de juliol, perquè en una escola bressol l'ocupació canvia molt al llarg del curs.

Com provar-lo abans de decidir

Una prova útil no és mirar pantalles, sinó simular una setmana. Et proposem aquest ordre:

Crea dues aules reals i dona d'alta cinc o sis infants amb les seves dades de debò, inclòs algun amb al·lèrgia i algun amb germans.
Dona accés a una educadora i comprova què veu i què no.
Demana-li que fitxi uns quants dies i baixa el registre.
Simula un canvi d'aula a mig curs i la baixa d'un infant.
Exporta el llistat d'alumnes i mira si et serveix tal com surt.

Si durant aquella setmana alguna cosa et resulta incòmoda, al setembre, amb quaranta infants, ho serà molt més. Per organitzar el pas al digital per fases tens la guia Digitalització d'una escola bressol: com fer-ho pas a pas.

Errors freqüents a l'hora de triar

Que decideixi només la direcció. Qui fa servir el programa cada dia és l'equip. Implica-hi com a mínim una educadora durant la prova.
Fixar-se només en l'app de les famílies. És el que més es veu, però el que t'estalvia hores és la gestió interna.
No preguntar per la sortida. Abans d'entrar-hi, comprova que podràs exportar les teves dades si algun dia canvies.
Oblidar la privacitat. Hi guardaràs dades de salut i fotos de nadons: pregunta on s'allotgen i qui les pot veure.
Comparar preus sense comparar funcions. Dos programes al mateix preu poden incloure coses molt diferents.

Com ho resol My Nursery Manager

My Nursery Manager es fa servir des del navegador en qualsevol dispositiu, sense instal·lar res. La fitxa de cada infant recull al·lèrgies, dades mèdiques, autoritzacions, persones autoritzades a recollir-lo i matrícules; els infants es matriculen amb un període de matrícula, i així es conserva l'historial dels cursos anteriors. Les aules tenen edat, capacitat i educadores responsables, amb una barra d'ocupació. A Equip poses l'horari setmanal (fins a dos torns al dia) i registres vacances, baixes i altres absències, i el control horari es baixa en Excel; qui no té compte fitxa amb un PIN personal. L'«Abast de les dades» decideix si cada persona veu tot el centre o només les seves classes, els alumnes i les famílies s'exporten a Excel, i en acabar el curs «Neteja d'alumnes» marca d'una vegada com a antics els que han acabat la matrícula. Totes les funcions són a tots els plans, amb educadores i famílies il·limitades, i només compten els alumnes amb matrícula vigent: ho tens a preus i a la comparativa de programari per a escoles bressol. La prova dura 30 dies, sense targeta.

Preguntes freqüents

És millor un programa per a tot o un de gestió i un altre de comunicació?

Si un de sol cobreix bé les dues parts, t'estalvia duplicar fitxes i evita errors, com ara una al·lèrgia actualitzada en un lloc i no en l'altre. Dos programes només compensen si un d'ells fa alguna cosa imprescindible que l'altre no té.

Quant es triga a posar en marxa un programari de gestió?

Depèn sobretot de com tinguis d'endreçades les dades. Amb els llistats d'alumnes i famílies al dia, una escola petita el pot deixar a punt en poques tardes. El que porta més temps és revisar les fitxes, no pas el programa.

Què faig amb les dades si canvio de programa?

Abans de contractar, comprova què pots exportar i en quin format. Guarda una còpia dels teus llistats abans de cancel·lar i avisa l'equip i les famílies amb temps perquè el canvi no coincideixi amb l'inici de curs.

Guies relacionades

← Totes les guies