Software de xestión para escolas infantís: que mirar

Un bo software de xestión para escolas infantís é o que lle quita traballo administrativo á dirección sen pasarllo ao equipo: fichas completas de cada neno, matrículas ordenadas por curso, aulas coa súa ocupación, horarios do persoal e datos que poidas sacar cando os necesites. Antes de fixarte no deseño ou na app das familias, comproba que resolve esas tarefas do día a día. Aquí tes que mirar e como probalo con criterio.

Que diferenza un software de xestión dunha axenda dixital

A axenda dixital é a parte que ven as familias: o informe diario, as mensaxes, as fotos, o menú. Se estás a valorar sobre todo iso, serviráche a guía Axenda dixital para escola infantil: como escoller a axeitada.

O software de xestión é o que hai detrás e só o ve o centro: quen está matriculado, en que aula, con que alerxias, quen pode recollelo, que mestres traballan cada día e a que hora fichan. Moitas escolas acaban con dúas ferramentas, unha para cada cousa, e o resultado é teclear os mesmos datos dúas veces. Se podes, busca un programa que faga as dúas cousas cunha soa ficha por neno.

Que debe resolver no día a día da escola

Pensa na túa semana real e comproba que o programa cobre estes puntos:

Ficha do alumno completa: datos persoais, horario de entrada e saída, alerxias, datos médicos, autorizacións (fotos, medicación, excursións) e persoas autorizadas para recoller. Que a mestra de apoio poida consultalo en segundos cando un avó que non coñece vén buscar un neno.
Matrículas por períodos: un neno que comeza na aula de bebés e pasa á de 1-2 anos en setembro non debería obrigarte a crear unha ficha nova. O ideal é que cada curso quede como un período e se conserve o historial.
Aulas con capacidade: saber dun vistazo cantas prazas che quedan en cada aula afórrache contar a man cando chama unha familia interesada.
Equipo e horarios: quendas, vacacións e baixas nun só sitio, para cadrar as ratios sen follas de cálculo soltas.
Control horario: que fiche todo o persoal, tamén cociña e limpeza, e que o rexistro se poida descargar.
Permisos por rol: non todo o equipo precisa velo todo. Unha mestra adoita precisar só a súa aula; a dirección, o centro enteiro.
Exportar datos: listaxes de alumnos e familias en Excel para unha reunión, para o seguro dunha excursión ou para a túa xestoría.
Peche de curso: en xuño marchan moitos nenos á vez. Comproba canto custa deixalos como antigos sen perder o seu historial.

Como calcular o custo real

O prezo da web é só unha parte. Para comparar ben, pregunta ou comproba:

Se se paga por alumno, por usuario ou por tramo, e que alumnos contan (tamén os que xa marcharon?).
Se os mestres e as familias teñen un custo á parte.
Se hai cota de alta, permanencia ou funcións que só están nos plans superiores.
Canto espazo inclúe para fotos e documentos, e que pasa cando se enche.
Canto tempo de dirección che vai quitar cada semana. Un programa barato que obriga a duplicar datos sae caro en horas.

Fai a conta cos teus números de setembro e cos de xullo, porque nunha escola infantil a ocupación cambia moito ao longo do curso.

Como probalo antes de decidir

Unha proba útil non é mirar pantallas, é simular unha semana. Propoñémosche esta orde:

Crea dúas aulas reais e dá de alta cinco ou seis nenos cos seus datos de verdade, incluído algún con alerxia e algún con irmáns.
Dálle acceso a unha mestra e comproba que ve e que non.
Pídelle que fiche varios días e descarga o rexistro.
Simula un cambio de aula a metade de curso e a baixa dun neno.
Exporta a listaxe de alumnos e mira se che serve tal cal.

Se nesa semana algo che resulta incómodo, en setembro, con corenta nenos, seralo moito máis. Para organizar o paso ao dixital por fases tes a guía Dixitalización dunha escola infantil: como facelo paso a paso.

Erros frecuentes ao escoller

Que decida só a dirección. Quen usa o programa a diario é o equipo. Implica polo menos unha mestra na proba.
Fixarse só na app das familias. É o máis visible, pero o que che quita horas é a xestión interna.
Non preguntar pola saída. Antes de entrar, comproba que poderás exportar os teus datos se algún día cambias.
Esquecer a privacidade. Vas gardar datos de saúde e fotos de bebés: pregunta onde se aloxan e quen pode velos.
Comparar prezos sen comparar funcións. Dous programas ao mesmo prezo poden incluír cousas moi distintas.

Como o resolve My Nursery Manager

My Nursery Manager úsase desde o navegador en calquera dispositivo, sen instalar nada. A ficha de cada neno recolle alerxias, datos médicos, autorizacións, persoas autorizadas para recoller e matrículas; os nenos matricúlanse cun período de matrícula, e así consérvase o historial de cursos anteriores. As aulas teñen idade, capacidade e mestres responsables, cunha barra de ocupación. En «Equipo» pos o horario semanal (ata dúas quendas ao día) e rexistras vacacións, baixas e outras ausencias, e o control horario descárgase en Excel; quen non ten conta ficha cun PIN persoal. O «Alcance dos datos» decide se cada persoa ve todo o centro ou só as súas clases, o alumnado e as familias expórtanse a Excel e, ao rematar o curso, «Limpeza de alumnos» marca dunha vez como antigos os que remataron a matrícula. Todas as funcións están en todos os plans, con mestres e familias ilimitados, e só contan os alumnos con matrícula vixente: tes os detalles en prezos e na comparativa de software para escolas infantís. A proba dura 30 días, sen tarxeta.

Preguntas frecuentes

É mellor un programa para todo ou un de xestión e outro de comunicación?

Se un só cobre ben as dúas partes, afórrache duplicar fichas e evita erros, como unha alerxia actualizada nun sitio e non no outro. Dous programas só compensan se un deles fai algo imprescindible que o outro non ten.

Canto se tarda en pór en marcha un software de xestión?

Depende sobre todo de cantos datos teñas ordenados. Coas listaxes de alumnos e familias ao día, unha escola pequena pode deixalo listo en poucas tardes. O que máis tempo leva é revisar fichas, non o programa en si.

Que fago cos datos se cambio de programa?

Antes de contratar, comproba que podes exportar e en que formato. Garda unha copia das túas listaxes antes de cancelar e avisa o equipo e as familias con tempo para que o cambio non coincida co inicio do curso.

Guías relacionadas

← Todas as guías